Por Diana Cifuentes Directora Comercial Eforcers S.A.
La nube de Google Apps, tiene altos estándares de seguridad cumpliendo normativas internacionales de auditores externos reconocidos.

Los Tratados de Libre Comercio (TLCs) son un gran reto y a la vez una oportunidad para el empresariado colombiano pues obliga a las industrias a fortalecerse y mejorar su productividad para enfrentar la competencia internacional.

Particularmente, el recientemente aprobado TLC entre Colombia y los Estados Unidos de América, es de gran importancia para la economía colombiana puesto que este país es nuestro principal socio comercial. (Las exportaciones a Estados Unidos representaron el 38.1% del total en el año 2011 y las importaciones originarias de este país abarcaron el 24.86% del total en el mismo año [según el DANE], además es el mercado más grande del mundo con más de 300 millones de consumidores, lo que claramente representa una excelente oportunidad si se sabe aprovechar.
 
Para mejorar la productividad y lograr ser competitivos en un mercado con competencia internacional, una empresa colombiana puede fortalecerse mediante la modernización de aspectos claves de su actividad. Por ejemplo, comprar maquinaria de último modelo tecnológico, reestructurar su sistema productivo, etc. Pero estos aspectos, probablemente, también los tendrá su competidor de calidad internacional. Lo que en el mundo actual, hace la real diferencia, son los trabajadores, su adaptabilidad a los cambio, calidad y productividad son los mayores beneficios que definirán donde una empresa está con relación a sus competencia.
 
Para lograr esta diferencia potenciadora, los trabajadores deben poder enfocarse en su trabajo real el 100% de su tiempo laboral, poder comunicarse eficazmente, realizar trabajo de forma colaborativa, tener acceso a la información desde cualquier parte y en cualquier momento, y no perder tiempo en aspectos como por ejemplo: el correo se cayó y no se pudo enviar una información que posiblemente haga perder una venta, o sencillamente que el archivo en el que se había trabajado por días se cerró repentinamente, o se fue la luz y se perdió toda el trabajo e información, ante lo cual hay que duplicar esfuerzos, sin mencionar lo complejo y costoso que es el trabajar con personas en otras sedes o ciudades. En general muchas empresas encuentran trabas en sus herramientas y aplicaciones informáticas que no permiten a sus trabajadores enfocarse.
 
La solución más eficaz e innovadora para combatir los aspectos nombrados anteriormente y muchísimos más, que harán que la empresa sea más productiva son las soluciones de tecnología basadas en el modelo de computación en la nube como Google Apps.
 
¿Por qué un modelo de computación en la nube como Google Apps ayuda a mi empresa a ser más competitiva en el mercado globalizado para aprovechar y enfrentar los TLCs?
 
1. Con negocios globales y la latente necesidad de comunicarse con el mundo, Google Apps, por el hecho de estar en la nube, ofrece acceso a la información desde cualquier dispositivo con acceso a internet, en cualquier lugar y con grandes estándares de seguridad. A través de Google+, se pueden realizar Hangouts (video-conferencias vía web en donde se puede compartir la pantalla,por ejemplo para realizar una presentación, y documentos, hasta con 10 usuarios a la vez).

2. Aumenta la productividad de los empleados permitiéndoles enfocarse en su trabajo debido a que tiene una disponibilidad del 99.9% (en 2011 estuvo fuera de servicio solamente 8 minutos durante todo el año), además no se pierde el trabajo realizado dado que todo se graba automáticamente en la nube.

Más allá, todo esta forma de trabajo se enfoca en la cultura de la colaboración en donde equipos virtuales pueden realizar trabajos sobre un mismo documento (hoja de cálculo, texto, presentación), al mismo tiempo y con control de cambios e historial de revisiones, que permite volver a una versión anterior del documento, adicionalmente y para control, los documentos tienen permisos de acceso a los usuarios. Todo esto conlleva a poder olvidarse de las mil versiones de un solo archivo y siempre todos los interesados tienen la versión más actualizada del mismo.

Google Apps también tiene una herramienta para desarrollar sitios web (internos o externos) que facilita aún más la colaboración.

También, agiliza tarea cotidianas, al hacer Plantillas, por ejemplo de la facturación, o con Google Calendar para agendar reuniones y con Formularios, para realizar encuestas.

3. Google Apps ayuda a reducir sus costos dado que no tiene que gastar en servidores ni en general infraestructura de IT física y reduce la carga operativa para el equipo de IT. Adicionalmente, mediante las herramientas de colaboración, se pueden ahorrar ciertos viajes de negocios.

4. La nube de Google Apps, tiene altos estándares de seguridad cumpliendo normativas internacionales de auditores externos reconocidos (SSAE 16 y ISAE3402), además nunca se perderá la información de cualquier tipo (confidencial), dado que no hay riesgo de pérdidas de USBs o portátiles, ya que existen medidas de seguridad como doble autenticación al acceder a su cuenta, y medidas de seguridad para dispositivos móviles.

5. Por último el cambio de su sistema actual a Google Apps es sencillo y apoyado por capacitaciones a los trabajadores.

En conclusión, todas las funcionalidades y características de Google Apps se traducen en productividad, efectividad y le darán a su empresa mayor competitividad para crecer en un entorno global, aprovechando los TLCs recientemente firmados.

Foto Eforcers S.A.