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El camino hacia la transformación digital
Soluciones
Miércoles, 16 de Agosto de 2017 08:00

Yadira Suárez, Xerox
Yadira Suárez, Gerente de programas de Enterprise y soluciones para Xerox Distributor Group basada en Miami
Las organizaciones tienen cientos, tal vez miles de procesos, pero disponen de recursos limitados, por lo cual, resulta difícil abordar toda la transformación digital a un mismo tiempo y debe establecer prioridades.

Se trata de comprender que la “transformación digital” implica cosas diferentes en contextos diferentes y esto crea una oportunidad. En un sentido amplio, significa re imaginar y rediseñar la forma de trabajar.

Es la oportunidad que la transformación digital ofrece para la automatización del flujo de trabajo con rápidas ganancias.

De hecho, la transformación digital es una prioridad para las empresas. “En 2018, al menos el 20 por ciento de todos los trabajadores utilizarán tecnologías de asistencia automatizadas para tomar decisiones y hacer su trabajo”, según la consultora IDC. Ante ello, las empresas, no importa su tamaño, ya deberían estar desarrollando proyectos de transformación digital. La recomendación es iniciar procesos de transformación digital por áreas.

A continuación los cuatro pasos para automatizar los procesos de trabajo:

  1. Identifique posibles candidatos al cambio: Busque procesos en los que se utilice mucho papel, o que comporten decisiones y acciones repetitivas en las que los usuarios deban hacer circular cosas o actuar como API entre sistemas. El análisis de datos es una forma rápida y precisa de hacer esto. Sin embargo, los estudios indican que las empresas disponen de herramientas de análisis que no están utilizando, lo cual es un error, si se tiene en cuenta la información que estas herramientas pueden proporcionar.
    • a. Si usted no dispone de las herramientas de evaluación adecuadas, hable con los expertos. Una semana con las herramientas adecuadas en las manos adecuadas puede hacer posibles muchos cambios sencillos con excelentes resultados.
  2. Elija el mejor objetivo de prueba: De los procesos identificados, elija uno que pueda digitalizarse y automatizarse con un escaso o nulo rediseño o cambio de los sistemas existentes. De este modo, obtendrá resultados en solo unos meses. Si tiene dudas, hable con los expertos. Le sorprenderá la rapidez con que los procesos pueden automatizarse sin cambiar nada fundamental: solamente con el tipo adecuado de software que permita una comunicación fluida entre los sistemas existentes. Lo hemos hecho con procesos tan diversos como la incorporación de empleados, la validación de gastos, la administración del ciclo de vida de los contratos con proveedores, o la apertura de cuentas. Si le resulta difícil elegir, inclínese por un proceso que tenga un mayor soporte experto, o en el que los usuarios directamente afectados sean más proclives al cambio (o ambas cosas).
  3. Implemente. Este es un programa a modo de ejemplo. No olvide poner a los usuarios del proceso en el centro del trabajo, en cada paso de la transformación.
    • a. Organice un taller de debate para esquematizar el proceso existente.
    • b. Describa el estado futuro y el esquema del proceso. Especifique los costos y los resultados cuantificables esperados.
    • c. Desarrolle y pruebe una solución. Gestione el cambio (preste asistencia a los afectados, establezca nuevas prioridades y roles).
    • d. Implemente la solución
  4. Repita. Si lo ha hecho correctamente, las ventajas serán más que evidentes y tendrá́ un método flexible y reutilizable y una solución que aplicar a otros procesos. El beneficio de cada repetición será aún mayor.

Merece la pena repetir los resultados que suelen observarse:

  • Duplicación de la productividad de los empleados.
  • Disminución de los tiempos de respuesta, de días a tan solo unas horas o incluso minutos.
  • Un 80 por ciento menos de errores y una mejor detección y solución de los errores.
  • Ahorro de un dólar por hora y empleado al no imprimir los documentos.

Esto implica que los empleados estarán más satisfechos, pues tendrán más tiempo para hacer las cosas importantes en las que son expertos y, además, podrá encontrar nuevas formas creativas de hacer crecer el negocio. Así mismo, tendrá clientes más satisfechos, dado que tendrá operaciones más rápidas, más coherentes y más fiables, y la junta directiva y socios, verán una reducción del riesgo y de los costos.

Las empresas prosperan cuando las personas, procesos y tecnología se combinan para mejorar la forma de trabajar. Eso es transformación digital: una nueva manera de reimaginar los procesos y pensar en nuevos servicios internos y para los clientes.

Foto: Xerox

 

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