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La redefinición del servicio de impresión en la educación
Opinión
Viernes, 23 de Febrero de 2018 17:00

Yadira Suárez, Xerox
Columna de opinión de Yadira Suárez, Gerente de Programas y Soluciones Empresariales de Xerox, en donde expone cuáles son los principales retos que enfrentan las instituciones educativas a la hora de ofrecer sus servicios de impresión, de manera efectiva y ahorrando costos.

La redefinición del servicio de impresión en la educación
Por Yadira Suárez, Gerente de Programas y Soluciones Empresariales de Xerox

La presión por prestar un servicio de impresión de calidad ha llevado a un aumento desmesurado en los gastos de impresión en algunas instituciones educativas. De hecho, hay entidades que desconocen a ciencia cierta cuáles áreas tienen un consumo excesivo, qué gastos de impresión pueden recuperarse o en qué medida la actividad de impresión está afectando al medio ambiente.

Además de impactar negativamente a otros renglones del presupuesto, estas circunstancias afectan la productividad, la seguridad y la gestión del entorno de impresión.

Por si fuera poco, las instituciones se enfrenta a una necesidad común: los estudiantes quieren imprimir, copiar y escanear desde cualquier lugar del campus, independiente del dispositivo que utilicen.

Por fortuna, existen soluciones de Administración de Impresión Empresarial para controlar, asegurar, escalar y obtener el máximo rendimiento de los servicios de impresión, copiado y escaneo.

Impresión basada en reglas
Surge, entonces, el concepto de “impresión basada en reglas” mediante la cual la institución educativa establece sus políticas de impresión conforme a la accesibilidad de los usuarios (alumnos, profesores o empleados) y las directrices de impresión corporativas. De esta forma, es posible comprender los costos, asignar las cuotas y mejorar el comportamiento de la impresión en el campus.

Para hacer realidad esta idea, se han desarrollado quioscos de impresión para manejar de forma sencilla, dinámica y efectiva el flujo de documentos (impresiones, copias y escaneos) y administrarlos por usuario, departamento o facultad. Con ellos, los estudiantes pueden controlar sus impresiones, el costo de las mismas y acceder a sus documentos en el momento y tiempo que los necesitan.

¿Cómo funciona?
Cuando un estudiante envía un documento desde su dispositivo, el sistema no lo dirige a una impresora en particular sino a una carpeta donde queda almacenado hasta que el alumno finalmente decide imprimirlo en el quiosco más cercano.

Para retirar el documento, el alumno simplemente digita un código o utiliza una tarjeta magnética o de proximidad que tiene una cuota de impresión asignada. Acto seguido, puede escoger cuáles documentos desea imprimir o eliminar. Una vez acepta la impresión, el quiosco imprime el documento y el cargo es automáticamente descontado de su cuenta, bien sea virtual o pre-pagada.

También existe la posibilidad de crear cuentas individuales o grupales, las cuales permiten gestionar más fácilmente los servicios de copias impresas con soporte a diferentes precios según temporadas, materiales o volúmenes a imprimir.

De esta forma, las instituciones académicas pueden calcular el costo por hoja de impresión, que se deduce tomando en consideración diferentes variables que pueden incluir, entre otros, los costos de adquisición, administración, suministros, o por qué no, mantenimiento e incluso energía utilizada.

Límite los gastos
Muchas instituciones educativas intentan poner límites a sus gastos de impresión mediante controles que auditan el uso de los dispositivos, reduciendo el volumen de sus documentos impresos y fijando cuotas de impresión a sus estudiantes. Las soluciones de Administración de Impresión Empresarial de Xerox ayuda a las instituciones no solo saber quién imprime, sino además qué imprime y por qué imprime.

Estamos frente a una solución que crea un sistema de impresión autosustentable que ayuda a pasar el exceso de gastos a los estudiantes y –de paso-, frena la espiral de impresión, sin invertir mayores recursos en adquisición de activos que con el tiempo se vuelven obsoletos.

Con ella hay una ganancia de doble vía: ganan las instituciones al obtener una poderosa herramienta de gestión y control, y ganan los alumnos, quienes aprenden acerca del impacto que genera la impresión en su bolsillo y, más importante aún, en el planeta.

De esta manera, las instituciones educativas pueden controlar el flujo de impresión y entregar servicios a sus estudiantes, docentes y personal administrativo, con seguridad y calidad.

Foto: Xerox

 

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